Сектор делопроизводства
1. В рамках организации делопроизводства в Комитете Сектор обеспечивает:
- ведение СЭД ЛО органа исполнительной власти;
- прием и учет (регистрация) входящих документов и материалов (корреспонденции);
- учет (регистрация) документов внутреннего делопроизводства органа исполнительной власти;
- представление входящих документов и материалов на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или иному работнику органа исполнительной власти (далее - уполномоченный работник);
- направление в соответствии с указаниями (резолюцией) руководителя органа исполнительной власти и руководителя структурного подразделения этого органа документов и материалов работнику, назначенному ответственным за работу с ними (далее - исполнитель);
- прием от исполнителя документов и материалов, в том числе проектов документов (решений) органа исполнительной власти Ленинградской области, для представления их на доклад, рассмотрение (подписание) руководителю этого органа или уполномоченному работнику;
- учет (регистрация) исходящих документов (решений) органа исполнительной власти, обеспечение их доставки или передача для отправки адресатам;
- ввод в электронную базу данных информации о движении документов;
- контроль за прохождением и сроками исполнения документов внутри органа исполнительной власти Ленинградской области;
- подготовка и своевременное уточнение (корректировка) номенклатуры дел органа исполнительной власти, согласование номенклатуры дел с уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела;
- ведение, формирование и хранение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;
- обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, составление сводных годовых разделов описей дел постоянного хранения (по личному составу) на основании описей дел структурных подразделений органа исполнительной власти (спустя два года завершения их делопроизводством), подготовка и передача архивных дел в государственный архив, составление отборочных актов на уничтожение дел, документов с истекшим сроком хранения в установленном порядке;
- ежемесячная проверка наличия документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования";
- обеспечение хранения, учета и использования бланочной продукции, печатей и штампов органа исполнительной власти;
- представление в аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области сведений о прохождении и исполнении документов, а также получение такого рода информации;
- консультирование работников органа исполнительной власти по вопросам делопроизводства.
2. Организует работу по приему руководителем Комитета граждан по личным вопросам и представителей юридических лиц по отраслевым вопросам.
3. Осуществляет отправление и получение простой почтовой корреспонденции, а также информации, обеспечивающей деятельность руководителя Комитета по электронным каналам связи.
4. Организует ведение нормативно-справочной информации, относящейся к функциям Сектора.
5. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.